ГК «Спецобъединение» запустила корпоративный портал

Месяц назад ГК «Спецобъединение» запустила корпоративный портал. Новый ресурс для сотрудников был разработан отделом маркетинга специально под нужды компании. Портал значительно улучшил коммуникационную среду и оптимизировал ряд бизнес-процессов. Сегодня здесь можно найти профиль любого работника компании и написать ему в корпоративном «SPETS-чате», заказать справку в отделе кадров или пропуск для гостя в случае переговоров. Здесь же можно забронировать переговорную! Также портал позволяет выписать продукцию со склада с доставкой до рабочего места всего за пару кликов.

Руководство компании изначально поставило множество сложных, но очень интересных задач.

Первостепенной задачей при разработке портала было создание единой коммуникационной среды. Для ГК «Спецобъединение» это особенно важно. Компания представлена в 4 регионах. В Барнауле и Москве офисы располагаются ещё и в нескольких разных локациях, что заметно усложняет работу. Раньше знание сотрудника о своих коллегах и в целом о работе компании часто ограничивалось рамками отдела. Вы могли на протяжении нескольких месяцев вести активную переписку с человеком и не знать его в лицо, а уточнить, к кому обращаться с тем или иным вопросом, можно было разве что у опытных сотрудников.

Портал систематизировал информацию обо всех работниках компании. Огромная таблица в формате Excel с должностями и добавочными номерами превратилась в странички отделов с фотографиями и профилями. Корпоративный портал напоминает социальную сеть: фотографии, компетенции, хобби, график работы, номер рабочего кабинета и много другой полезной информации. Здесь же указан непосредственный руководитель сотрудника, контакты и кнопка, по которой можно написать ему напрямую в чат.

Ресурс имеет «SPETS-чат», впервые объединивший всех сотрудников компании. Любому пользователю приходят обязательные уведомления на рабочий ПК. Их нельзя пропустить, в отличие от сообщений в WhatsApp или e-mail. Там же пользователи могут создавать каналы по отделам и рабочим проектам.

Вторая задача разработчиков заключалась в систематизации всех документов компании. Тысячи файлов, располагавшихся в недрах общих дисков, содержали множество дублей и уже неактуальных данных, а поиск искомого документа занимал много времени. С умной поисковой системой, внедренной на портале, найти любые рабочие документы можно буквально за несколько секунд. Поиск идёт не только по названию и содержимому, но и по графическим вложениям.

Поисковик способен распознавать текст в документах PDF и на фотографиях. Достаточно лишь ввести ключевую фразу, например, «Сертификат на кур 320».

Несмотря на то, что документов с таким названием нет, среди сотен PDF-файлов поисковик находит нужный сертификат для искомого артикула. Скорость поиска рабочей информации повышается в разы!

Было в компании и немало, казалось бы, простых бизнес-процессов, выполнение которых у сотрудников ГК «Спецобъединение» усложнялось бумажной волокитой и ненужными действиями. Один из таких – выписка товара со склада, для покупки с корпоративной скидкой. Раньше для этого требовалось позвонить ответственному менеджеру, уточнить наличие и попросить выписать товар, лично приехать на склад с наличными деньгами, подписать кучу бумаг, а потом пойти на склад в ожидании отбора и получения товара. Теперь это приключение займёт не больше 3 минут. Достаточно выбрать товар на портале, оплатить его картой, и уже на следующее утро заказ будет лежать прямо на рабочем месте.

Отдельную страницу на портале предусмотрели и для эксклюзивных предложений от партнеров ГК «Спецобъединение». В каталоге представлены не только скидки на смартфоны, бытовую технику, но и специальные условия при покупке абонементов в фитнес и пакетных турпутёвок, выгодные предложения от онлайн-школ и интернет-магазинов. Многие из этих предложений уже пользуются большой популярностью.

На портале также можно найти внутренние новости, напоминания о днях рождениях коллег и специальный раздел для адаптации новичков. Весь функционал описать достаточно трудно, да и нововведения появляются почти каждую неделю. Самое главное, что портал постепенно становится неотъемлемым атрибутом внутрикорпоративной жизни. Больше половины всех офисных сотрудников ГК «Спецобъединение» уже сегодня пользуются им ежедневно, и эта доля будет постоянно расти.

Удобные сервисы и разделы заметно облегчили рабочие процессы и внутренние коммуникации. Однако самое главное – портал стал олицетворением качественно нового понимания корпоративной культуры в ГК «Спецобъединение». Внутренний маркетинг и развитие бренда работодателя становятся одними из важных направлений для любой крупной компании, стремящейся стать лидером рынка. Все-таки настоящий успех вряд ли возможен без сильной и сплоченной команды!